xDev Asia

Quản lý nhập — xuất — tồn theo lô và hạn dùng, kiểm kê, cấp phát giữa kho chính ↔ kho khoa, dự trù theo Min-Max và sản phẩm thay thế.

Mô hình kho

Kho dược với cold-chain và quét barcode hạn dùng

Mục tiêu bài học

Mô hình hoá kho dược nhiều tầng: kho chính → kho khoa → tủ trực với kiểm soát lô — hạn dùng đến đơn vị nhỏ nhất.
Triển khai nguyên tắc FEFO (First Expired First Out) thay vì FIFO cho thuốc.
Tính dự trù Min-Max và EOQ (Economic Order Quantity) phù hợp ngân sách BHYT.
Quản lý cold-chain (vaccine, insulin, một số sinh phẩm) theo TT 14/2024/TT-BYT và GSP của WHO.
Đối soát kho — sổ sách — BHYT theo định kỳ; xử lý hao hụt, hỏng vỡ, hết hạn theo TT 04/2024/TT-BYT.

Bối cảnh: kho dược BV — nơi rò rỉ tiền nhiều nhất

Báo cáo Kiểm toán Nhà nước 2024 (mẫu 12 BV công lập):

Trung bình 3.2% giá trị tồn kho bị tiêu huỷ vì hết hạn (ngưỡng chấp nhận quốc tế: ≤ 1%).
5/12 BV có chênh lệch sổ sách vs thực tế > 5% ở thời điểm kiểm kê — phần lớn do nhập tay, không có barcode.
8/12 BV bị BHXH xuất toán vì cấp phát thuốc đã hết hạn hoặc sai lô — tổng thiệt hại 47 tỉ đồng.

Kết luận: kho dược không có HIS quản lý lô-HSD đầy đủ thì luôn lỗ và luôn rủi ro pháp lý.

Mô hình kho nhiều tầng

   Nhà cung cấp
        │  Hoá đơn + chứng từ + COA
        ▼
   ┌──────────────────┐
   │  KHO CHÍNH       │  receiving + QA + lưu kho theo nhiệt độ
   │  (Central WH)    │  cold-chain 2-8°C / 15-25°C / -20°C
   └──────────────────┘
        │ Phiếu chuyển kho nội bộ (FEFO)
        ▼
   ┌──────────────────┐
   │  KHO KHOA        │  ICU / Sản / Nội / Ngoại / Cấp cứu...
   │  (Ward stock)    │  tủ thuốc khoa, kiểm tra hàng tuần
   └──────────────────┘
        │ Cấp phát đơn lẻ
        ▼
   ┌──────────────────┐
   │  TỦ TRỰC ADC     │  Automated Dispensing Cabinet
   │  hoặc TỦ THƯỜNG  │  ngăn cố định / Pyxis-like
   └──────────────────┘
        │ Điều dưỡng quét + sinh trắc
        ▼
       eMAR ADMINISTERED

Cấu trúc tồn kho (data model)

CREATE TABLE warehouse (
  warehouse_id   uuid PRIMARY KEY,
  warehouse_type varchar(20),    -- CENTRAL/WARD/ADC
  parent_id      uuid REFERENCES warehouse,
  storage_temp   varchar(20),    -- ROOM/COLD/FREEZER
  responsible_staff uuid REFERENCES staff
);

CREATE TABLE drug_lot (
  lot_id         uuid PRIMARY KEY,
  drug_id        uuid REFERENCES drug_catalog,
  lot_no         varchar(50) NOT NULL,
  manufacturer   varchar(200),
  manufacture_date date,
  expiry_date    date NOT NULL,
  unit_cost      numeric,
  vat_rate       numeric,
  procurement_id uuid REFERENCES procurement_contract,
  UNIQUE(drug_id, lot_no, manufacturer)
);

CREATE TABLE inventory_balance (
  warehouse_id   uuid REFERENCES warehouse,
  lot_id         uuid REFERENCES drug_lot,
  qty_on_hand    numeric NOT NULL,
  qty_reserved   numeric DEFAULT 0,
  last_count_at  timestamptz,
  PRIMARY KEY (warehouse_id, lot_id)
);

CREATE TABLE inventory_transaction (
  txn_id         uuid PRIMARY KEY,
  txn_type       varchar(20),    -- RECEIPT/ISSUE/TRANSFER/COUNT_ADJ/RETURN/DESTROY
  warehouse_from uuid REFERENCES warehouse,
  warehouse_to   uuid REFERENCES warehouse,
  lot_id         uuid REFERENCES drug_lot,
  qty            numeric,
  ref_doc_type   varchar(20),    -- PO/PRESCRIPTION/COUNT/INCIDENT
  ref_doc_id     uuid,
  performed_by   uuid REFERENCES staff,
  performed_at   timestamptz,
  reason         text
);

FEFO và luật xuất kho

Quy tắc FEFO trên thực tế:

Mỗi mã thuốc có nhiều drug_lot với HSD khác nhau.
Khi cấp phát N đơn vị, hệ thống tự gợi ý lô có HSD gần nhất, đủ N.
Nếu lô gần HSD không đủ, ghép nhiều lô — dược sĩ xác nhận từng lô.
Override FEFO cần lý do (vd: BN dị ứng tá dược của lô đó) — ghi audit.
Báo cáo override FEFO hàng tháng cho trưởng khoa Dược.

Dự trù: Min-Max và EOQ

Mô hình	Khi dùng	Công thức
Min-Max (par level)	thuốc thường, tiêu thụ đều	Reorder khi tồn ≤ Min, đặt đến Max
EOQ	thuốc đắt, tồn kho có chi phí cao	$Q^* = \sqrt{2DS/H}$ với D = nhu cầu/năm, S = chi phí đặt hàng, H = chi phí lưu/đơn vị/năm
Just-in-time	thuốc có HSD ngắn (<6 tháng)	đặt theo tuần, tồn an toàn ngắn
Buffer cấp cứu	thuốc cấp cứu (Adrenalin, Atropine)	luôn đủ cơ số 24h dù tốn

Tham số gợi ý cho BV tuyến tỉnh 1000 giường:

Lead time trung bình: 7-14 ngày (nội), 30-60 ngày (nhập khẩu).
Safety stock = Z × σ_lead × √leadtime, với Z = 1.65 (95%) hoặc 2.33 (99%) cho thuốc cấp cứu.
Service level mục tiêu: 98% cho danh mục thiết yếu BYT.

Cold-chain — yêu cầu bắt buộc

Nhiệt kế điện tử ghi log liên tục, sync về HIS qua IoT (Wifi/LoRa).
Cảnh báo SMS/Telegram cho dược sĩ trực khi nhiệt độ ngoài ngưỡng > 15 phút.
Quy trình excursion: nếu nhiệt độ vượt ngưỡng, dược sĩ phải đánh giá, ghi nhận, có thể phải huỷ lô (vaccine).
Báo cáo nhiệt độ hàng ngày — lưu 5 năm theo GSP/WHO.
Vaccine COVID-19 và một số sinh phẩm yêu cầu thiết bị data logger riêng có chứng chỉ.

Đấu thầu & hợp đồng (overlap với bài 39 bệnh án giấy + bài 38 quản trị)

Tích hợp tối thiểu HIS ↔ module đấu thầu:

Mỗi drug_catalog.item gắn với gói thầu đang hiệu lực: giá trúng thầu, nhà cung cấp, thời hạn, hạn mức số lượng.
HIS không cho phép kê thuốc ngoài danh mục trúng thầu (trừ trường hợp khẩn — workflow phê duyệt riêng).
Khi tồn kho gần Min, hệ thống tạo phiếu đề nghị mua dựa trên hợp đồng còn lại.
Báo cáo thực hiện hợp đồng: % giải ngân, tốc độ tiêu thụ, dự báo trượt/vượt.

Tham chiếu pháp lý: Luật Đấu thầu 22/2023/QH15 (hiệu lực 01/01/2024), NĐ 24/2024/NĐ-CP, TT 07/2024/TT-BYT đấu thầu thuốc tại cơ sở y tế công lập.

Kiểm kê & xử lý sai khác

Tần suất	Phạm vi	Phương pháp
Hàng ngày	thuốc kiểm soát đặc biệt (N, H)	đếm tay 100%, ký 2 người
Tuần	tủ trực ICU/ER	đếm tay, đối chiếu HIS
Tháng	kho khoa	cycle counting
Quý	kho chính	toàn bộ, dừng giao dịch nửa ngày
Năm	toàn BV	hội đồng kiểm kê (TT 04/2024 yêu cầu)

Sai lệch:

< 0.5% giá trị → ghi nhận, không xử lý kỷ luật.
0.5% – 2% → điều tra nguyên nhân, đề xuất biện pháp.
2% hoặc thuốc kiểm soát → báo cáo Sở Y tế, có thể đình chỉ kho.

Sai lầm thường gặp

Quản lý lô-HSD bằng Excel song song với HIS → không đối soát được.
Cho phép xuất kho âm (qty < 0) — che lấp sai sót, dồn vào cuối kỳ.
Không có IoT cold-chain, ghi nhiệt độ tay → không đáng tin khi thanh tra.
Tính FEFO theo lô nhập đầu tiên thay vì HSD gần nhất → phát thuốc cận date không kịp.
Không tích hợp với hợp đồng thầu → kê ngoài danh mục, BHYT xuất toán.
Không có quy trình thuốc trả về (BN bỏ liều) → thất thoát hoặc dùng lại lô đã mở.

Output / Deliverables module Kho dược

Realtime inventory dashboard theo kho, theo nhóm ATC, cảnh báo Min/HSD.
Phiếu nhập/xuất/chuyển kho điện tử có ký số dược sĩ.
Module IoT cold-chain với báo cáo và alert.
Báo cáo TT 04/2024: tồn kho, tiêu thụ, hao hụt, huỷ.
Tích hợp module đấu thầu/kế toán theo Thông tư BTC.
API xuất dữ liệu cho Cổng dược quốc gia (drug.gov.vn) khi có yêu cầu.

UAT checklist

Nhập kho 1 lô mới: scan barcode/2D, lấy đủ lot/HSD/nhà SX → tồn tăng đúng.
Cấp phát 5 đơn vị thuốc có 3 lô, hệ thống chia FEFO chính xác.
Cố cấp phát lô đã hết hạn → bị chặn cứng.
Cảnh báo Min trigger khi tồn xuống ngưỡng, gợi ý PR theo hợp đồng còn hạn.
Mất kết nối nhiệt kế cold-chain > 30 phút → cảnh báo dược trực.
Phiếu kiểm kê tháng có thể đóng kỳ, không cho sửa lùi.
Báo cáo huỷ thuốc xuất theo mẫu TT 04/2024.

KPI

Chỉ số	Mục tiêu
% giá trị tồn bị huỷ do hết hạn	≤ 1%
Chênh lệch kiểm kê	≤ 0.5% giá trị
Stockout thuốc thiết yếu	0 lần/năm
% giao dịch xuất theo FEFO	≥ 98%
% thời gian cold-chain trong ngưỡng	≥ 99.5%
Tỉ lệ tồn so với tiêu thụ tháng	1.0 – 1.5 (không quá 2 = đọng vốn)

Cơ sở pháp lý 2026

Luật Dược 105/2016 (sửa đổi 44/2024) — Điều 76-78 quản lý thuốc tại cơ sở KCB.
Luật Đấu thầu 22/2023/QH15 + NĐ 24/2024/NĐ-CP.
Thông tư 04/2024/TT-BYT — quản lý thuốc trong cơ sở KCB (thay TT 23/2011 và 22/2011).
Thông tư 14/2024/TT-BYT — bảo quản thuốc, nguyên liệu (GSP).
Thông tư 07/2024/TT-BYT — đấu thầu thuốc tại cơ sở công lập (thay TT 15/2019).
Thông tư 20/2017/TT-BYT — thuốc kiểm soát đặc biệt.
Thông tư 36/2018/TT-BYT — quản lý chất lượng thuốc.
Quyết định 1517/QĐ-BYT/2018 — danh mục thuốc thiết yếu (cập nhật QĐ 1907/QĐ-BYT/2024).
Quyết định 5631/QĐ-BYT/2020 — AMS, kiểm soát sử dụng kháng sinh.

Bài 24: Kho dược & quản lý chuỗi cung ứng thuốc