xDev Asia

Quản lý vật tư y tế tiêu hao (gạc, kim, găng, ống thông…), khác kho dược ở mã hoá, đơn vị tính, định mức theo dịch vụ và "case package".

Vật tư y tế là gì

Kho VTYT với barcode và dashboard tồn kho

Mục tiêu bài học

Phân biệt kho dược (Pharmacy WH, đã học bài 24) và kho vật tư y tế (HSM — Hospital Supply Management): vật tư tiêu hao, hoá chất, sinh phẩm, vật tư trang thiết bị.
Triển khai quản lý nhập — xuất — tồn — kiểm kê theo lô và HSD cho VTYT.
Áp dụng ABC analysis và VED analysis để tối ưu tồn kho.
Quản lý vật tư đặc biệt: sinh phẩm máu, hoá chất xét nghiệm, vật tư cấy ghép tồn tại nhiều kho.
Đối soát kho ↔ chi phí ↔ thanh toán.

Bối cảnh: VTYT là "kho thứ hai" sau kho dược

BV 1000 giường có thể có 8.000-15.000 mã VTYT (gấp 3-5 lần kho dược).
Hoá chất XN có giá trị cao nhưng tiêu thụ không đều — dễ tồn đọng hoặc stockout.
Vật tư có HSD (test nhanh, sinh phẩm) cùng cần FEFO như thuốc.
Sự cố thiếu găng tay/khẩu trang/bộ lọc HEPA mùa COVID đã chỉ ra rủi ro chuỗi cung ứng VTYT.

Phân loại VTYT trong HIS

Nhóm	Ví dụ	Đặc thù quản lý
Tiêu hao chung	gạc, găng, bơm tiêm	tiêu thụ đều, ABC class A
Hoá chất XN	reagent, calibrator, control	gắn máy, có HSD, lưu lạnh
Sinh phẩm máu	hồng cầu, tiểu cầu, huyết tương	crossmatch, blood bank
Vật tư PT	dụng cụ chỉ dùng 1 lần, dao siêu âm	gắn ca mổ
Cấy ghép	implant, stent (đã học bài 26)	serial trọn đời
Vật tư bảo trì TTB	filter, dây dẫn	gắn TTB
Văn phòng phẩm + đồ chung	giấy in, mực in	kế toán quản trị

ABC + VED analysis

ABC theo doanh số: A (top 20% mã chiếm 80% giá trị), B (kế tiếp), C (đuôi dài).
VED theo tính sống còn: Vital (cứu sống — adrenalin, găng PT), Essential (cần thiết — gạc), Desirable (tiện lợi).
Ma trận AV/AE/AD/BV/...:
- AV: kiểm soát chặt nhất, không bao giờ hết.
- CD: có thể just-in-time, ít safety stock.

HIS hỗ trợ tự gợi ý phân loại theo thuật toán + cho phép dược sĩ override.

Data model (tương tự Pharmacy bài 24)

CREATE TABLE supply_catalog (
  item_id      uuid PRIMARY KEY,
  item_code    varchar(50) UNIQUE,
  item_name    text,
  category     varchar(30),    -- CONSUMABLE/REAGENT/BLOOD/IMPLANT/MAINT
  unit         varchar(20),
  abc_class    char(1),
  ved_class    char(1),
  has_lot_expiry boolean,
  storage_temp varchar(20)
);

CREATE TABLE supply_lot (
  lot_id       uuid PRIMARY KEY,
  item_id      uuid REFERENCES supply_catalog,
  lot_no       varchar(50),
  expiry_date  date,
  serial_no    varchar(100),       -- cho cấy ghép
  unit_cost    numeric,
  contract_id  uuid
);

-- inventory_balance, inventory_transaction tương tự pharmacy

Sinh phẩm máu — module riêng

Quy định TT 26/2013/TT-BYT + TT 16/2024/TT-BYT sửa đổi:

Mỗi đơn vị máu/chế phẩm có mã túi máu duy nhất từ Trung tâm Truyền máu.
HIS lưu: nhóm máu, Rh, kết quả sàng lọc (HIV, HBV, HCV, syphilis), HSD.
Trước truyền: cross-match với BN, double-check 2 NV.
Sau truyền: ghi nhận transfusion record + theo dõi phản ứng.
Báo cáo Cục Truyền máu hàng tháng.

Workflow nhập kho VTYT

PO/Phiếu giao hàng từ NCC
   │
   ▼
Kho VTYT nhận → quét barcode/lot/HSD
   │
   ▼
QA kiểm tra: chứng chỉ, COA, cảm quan
   │
   ▼
Approved → tạo `supply_lot` + tăng inventory_balance
   │
   ▼
Phiếu nhập điện tử có ký số trưởng kho + kế toán
   │
   ▼
Đối soát với hợp đồng + thanh toán

Cấp phát VTYT trong ca lâm sàng

Khi BS chỉ định dịch vụ (vd: chụp CT) → HIS tự gợi ý VTYT chuẩn (kim luồn, thuốc cản quang) → trừ kho theo BOM (Bill of Materials).
Khi điều dưỡng "tự lấy" thêm VTYT (gạc, găng) → quét barcode tủ + chọn BN → trừ kho.
Cuối ca → đối soát BOM với thực dùng → tính phí + tính lại tồn.

Sai lầm thường gặp

Quản lý VTYT chỉ ở mức "tổng tồn" không có lot/HSD → mất kiểm soát thuốc thử XN cận date.
Dùng chung kho VTYT cho nhiều khoa mà không phân ngăn → mất, không truy được.
Không gắn BOM với dịch vụ → không tính được giá thành thực.
Sinh phẩm máu lưu chung kho VTYT thường → vi phạm TT 26/2013.
Không có IoT cold-chain cho hoá chất → reagent hỏng nhưng vẫn dùng → kết quả XN sai.
Không kiểm kê ABC class A hàng tuần → thất thoát vật tư đắt tiền.

Output / Deliverables

Module HSM với ABC/VED.
Module máu riêng tích hợp blood bank.
Module hoá chất XN gắn máy + HSD.
Báo cáo tồn kho theo nhóm + cảnh báo Min/HSD.
BOM dịch vụ — tính giá thành.

UAT checklist

Nhập kho test nhanh có HSD → cảnh báo khi cận date.
Cấp phát máu cho BN → bắt buộc cross-match đúng nhóm máu.
Hoá chất XN cold-chain ngoài ngưỡng > 30 phút → cảnh báo.
BOM CT có thuốc cản quang → tự trừ kho khi BS chỉ định.
Báo cáo TT 16/2024 truyền máu xuất đúng định dạng.

KPI

Chỉ số	Mục tiêu
% VTYT class A đúng tồn (kiểm tuần)	≥ 99%
Stockout class A	0
Tồn HSD bị huỷ	≤ 1% giá trị
% cấp phát có gắn BN/encounter	≥ 98%
Sự cố truyền máu sai nhóm	0

Cơ sở pháp lý 2026

Luật KCB 15/2023/QH15.
Nghị định 98/2021/NĐ-CP + NĐ 07/2023 + NĐ 96/2023 — quản lý trang thiết bị y tế (gồm VTYT).
Thông tư 04/2017/TT-BYT (sửa đổi TT 27/2024) — danh mục giá VTYT BHYT.
Thông tư 26/2013/TT-BYT (sửa đổi TT 16/2024) — truyền máu.
Thông tư 14/2024/TT-BYT — bảo quản (GSP áp dụng vật tư cần điều kiện đặc biệt).
Luật Đấu thầu 22/2023 + NĐ 24/2024 — mua sắm VTYT.
TT 07/2024/TT-BYT — đấu thầu thuốc tại CSYT công lập (VTYT theo TT riêng).

Bài 37: Kho vật tư y tế (HSM) — quản lý xuất nhập tồn